Cap Priorités Scénario Pédagogique
Ingénierie & Animation • Format Express 30 Min Scénario d'Atelier Adulte
Cap Priorités : Dompter l'Urgence & Sanctuariser l'Essentiel
Guide d'animation complet pour dynamiser l'organisation individuelle et le discernement stratégique en entreprise.
Durée 30 min chrono
Public cible Adultes / Managers
Modalité Présentiel ou Visio
Matériel Matrice & Post-its
Objectifs Pédagogiques Opérationnels (Taxonomie de Bloom)
Objectif global : À l'issue de l'atelier, chaque participant sera capable d'arbitrer ses sollicitations quotidiennes pour planifier sereinement ses tâches à haute valeur ajoutée.
1. Discriminer Distinguer sans hésitation l'urgence ressentie de l'importance réelle.
2. Catégoriser Classer 100% de ses tâches selon les 4 quadrants d'Eisenhower.
3. Engager Définir 1 rituel de protection temporelle applicable dès le lendemain.
Phase 1 (5 min) Éveil & Constat
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Phase 2 (10 min) Clés Méthodo
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Phase 3 (10 min) Mise en Action
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Phase 4 (5 min) Ancrage & Bilan
00:00 - 05:00
Phase 1 : Accroche & Diagnostic Météo Éclair
5 minutes
Intention & Posture
Créer un choc de prise de conscience sans culpabiliser l'adulte. Faire verbaliser la surcharge mentale commune.
Activité "La Marmite qui déborde"
- Sondage flash à main levée : « Qui a fini sa to-do list hier soir ? »
- Partage d'1 mot-clé sur son ressenti actuel du temps.
- Formulation du paradoxe moderne : être occupé vs être efficace.
Points de vigilance
Stopper impérativement à 5'00 pour tenir le rythme du format court.
05:00 - 15:00
Phase 2 : Apports Clés — Le Filtre Eisenhower & la Règle des 2 Min
10 minutes
Concepts Transmis
• Urgence : Notion temporelle (dépend des autres).
• Importance : Impact stratégique sur ses résultats propres.
• Loi des 2 minutes : Si < 120s, traiter immédiatement sans noter.
La Matrice Décodée (4 Verbes)
Q1 (Urg + Imp) :
AGIR de suite (Crises)
Q2 (Non-Urg + Imp) :
PLANIFIER (Zone d'or)
Q3 (Urg + Non-Imp) :
DÉLÉGUER / REFUSER
Q4 (Ni Urg ni Imp) :
ÉLIMINER (Voleurs de tps)
Animation Formateur
Présentation visuelle directe. Poser la question clé : « Où passez-vous 80% de vos journées ? Q1 ou Q2 ? »
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Déroulé Pédagogique (Suite)
Mise en Pratique, Engagement & Boîte à Outils Formateur
Format 30 Minutes
15:00 - 25:00
Phase 3 : Atelier Pratique — Le Défi du Tri Chrono
10 minutes
Mise en Situation (Binômes)
Chaque binôme reçoit un set de 6 sollicitations concrètes d'une journée de travail ordinaire.
Objectif : Les affecter aux 4 cadrans en moins de 4 minutes chrono.
Les 6 Cas Testés & Corrigé Flash
A. Réclamation client majeur bloquante → Q1 (Agir)
B. Préparation du plan stratégique T4 → Q2 (Planifier)
C. Notification Slack sans enjeu immédiat → Q4 (Éliminer)
D. Demande urgente collègue pour ses stats → Q3 (Déléguer/Non)
E. Mise à jour mot de passe (30 sec) → Règle des 2 min
F. Veille sectorielle mensuelle → Q2 (Bloc sanctuarisé)
Animation & Débrief (4 min)
Confrontation de 2 binômes sur le cas D (fausse urgence). Mettre en lumière la difficulté d'oser dire non avec diplomatie.
25:00 - 30:00
Phase 4 : Ancrage & Contrat de Transfert "Micro-Victoire"
5 minutes
Démarche d'Engagement
Pour ancrer la formation chez l'adulte, l'action doit être immédiate, mesurable et non décourageante.
La Formule "1-1-1" Individuelle
-
1 créneau sanctuarisé : 45 min de Q2 bloquées dans l'agenda demain.
-
1 habitude coupée : Désactiver les pop-ups mails 2h par jour.
-
1 « Non » poli : Refuser ou renégocier une tâche Q3 cette semaine.
Clôture Express
Tour de table mot de fin : « Mon engagement dès demain matin » (1 phrase par participant).
Posture & Conseils d'Animation Formateur
- • Gardien du temps implacable : Utiliser un timer visuel projeté (Time Timer) pour matérialiser les 30 min.
- • Éviter le débat théorique : Ramener systématiquement les objections au concret de la charge réelle.
- • Reconnaissance de la contrainte : Valider que « tout ne se règle pas en 30 min », mais qu'un micro-changement a un effet levier.
Parades aux Résistances Types des Adultes
« Chez moi, tout est urgent ! »
→ Réponse formateur : « Si tout est urgent, plus rien n'est important. L'urgence constante est le signe d'une planification défaillante. »
« Je n'ai pas le pouvoir de dire non à mon N+1 »
→ Réponse formateur : « On ne dit pas non, on négocie l'ordre des priorités : "D'accord, mais quel projet actuel doit passer après ?" »
Dispositif d'Évaluation des Acquis & Suivi Post-Formation
Niveaux Kirkpatrick 1 & 2
Évaluation formative
Précision du classement lors du Défi du Tri Chrono (Phase 3). Correction collective guidée.
Évaluation sommative
Formulation écrite de la formule "1-1-1" remise ou enregistrée avant la fin des 30 minutes.
Relance d'ancrage J+7
Envoi automatique d'un courriel flash de rappel : « Avez-vous tenu votre créneau Q2 sanctuarisé cette semaine ? »
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Cap Priorités Fiche Participant
Atelier Express 30 Min • Fiche Participant Session Pratique
Cap Priorités : Mon Guide d'Action
Distinguer l'urgence de l'importance pour reprendre le contrôle de son temps.
Nom & Prénom :
Fonction / Rôle :
Date :
1. Mon Auto-Diagnostic Flash : Où part votre énergie ? Cochez votre profil dominant
Le Pompier Courir après les crises et les délais serrés.
C'est mon quotidien
L'Arrangeant Répondre aux urgences des autres avant les siennes.
C'est mon quotidien
Le Dispersé Surchargé de micro-tâches, mails et interruptions.
C'est mon quotidien
Le Stratège Anticiper, planifier et protéger son temps de fond.
Mon objectif visé
2. Le Filtre Décisionnel : Urgence vs Importance Règle d'or : < 2 minutes ? Faites-le sur-le-champ !
Q1 • URGENT & IMPORTANT AGIR
Crises, blocages majeurs, échéances impératives aujourd'hui. Traiter immédiatement avec concentration totale.
Q2 • IMPORTANT & NON-URGENT PLANIFIER
La zone de valeur : Projets de fond, prévention, amélioration. À sanctuariser dans votre calendrier !
Q3 • URGENT & NON-IMPORTANT DÉLÉGUER / RECIBLER
L'urgence des autres, interruptions, sollicitations réflexes. Apprendre à dire non avec bienveillance ou différer.
Q4 • NI URGENT NI IMPORTANT ÉLIMINER
Voleurs de temps, défilement passif, réunions inutiles sans ordre du jour. À couper sans regret.
3. Exercice en Atelier : Le Défi du Tri Chrono (4 min) Classez chaque situation dans son quadrant
| Situation rencontrée au poste | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | <2min |
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| 1. Panne critique sur le serveur de facturation client | | | | | |
| 2. Rédiger le plan d'action d'amélioration continue pour le T4 | | | | | |
| 3. Notification Slack : « Qui a une minute pour regarder mon slide ? » | | | | | |
| 4. Transférer un fichier déjà prêt à un collègue par courriel (45 sec) | | | | | |
| 5. Consulter sans but précis les actualités réseau en milieu d'après-midi | | | | | |
Mes 2 tâches prioritaires du jour (hors urgences subies) :
Priorité 1 (Q2) :